מהם ההוצאות הגדולות ביותר בתכנון התערוכה שלך ואיך ניתן לחסוך בהן?

הפקת תערוכות

זה עולם המורכב מעשרות נושאים בהם צריך לטפל מהזמנת שטח, תכנון הביתן, ניירת למול המארגנים, שילוחים, טיסות, מלונות, אמצעי שיווק, פרסום ומה לא.

הפקת תערוכות – תחת מסגרת תקציב

בכל השנים בהן אני מלווה לקוחות לתערוכות בחו"ל אני רואה איך הם נדהמים כל פעם מחדש מהעלויות הגבוהות של הפרויקט הזה, בעיקר בארה"ב שם התקנות,
ההגבלות והאיגודים מקצועיים קשים יותר. אני מאמין שבכל מקום בעולם, גם בארה"ב, מציגים קטנים כגדולים יכולים להציג עצמם בצורה מכובדת ומרשימה מבלי 'לפשוט את עורן'..
בניית תקציב תערוכה הוא דבר לא פשוט אבל יש מספר נקודות אשר שואבות את מירב התקציב למרות שניתן די בקלות לחסוך בהן.

רכישת השטח מהתערוכה

שטח התערוכה מהווה לעיתים מעל ל-30% מתקציב התערוכה כולה.
נקודות שחשוב להתייחס בנושא זה הן שתיים:
ראשית זמן ההרשמה. גם פה הרשמה מוקדמת (לעיתים כבר בסיום התערוכה בזה הקודמת) עשויה לחסוך המון כסף.

שנית: הגודל לא תמיד קובע.
כשבאים לבחור את השטח יש להתחשב בנתונים נוספים רבים דוגמת מיקום הביתן לעומת המתחרים, לעומת הכניסה לאולם,
להתחשב הכיווני התנועה של האנשים באולם ואפילו במיקום המסעדה הקרובה וחדרי הנוחיות..

דוגמה לבחירה לא נכונה: לקוח ש'תפס' שטח באזור אסטרטגי אך התוצאה הייתה שהם היה מוקף מכל הכיוונים בחברות אשר בנו ביתני ענק,
מה שגרם גם לו להיכנס להוצאות גבוהות מהרבה ממה שתכנן על מנת לבנות משהו גדול הרבה יותר ממה שרצה וזאת על מנת לא להיעלם באולם..

להלן ארבע נקודות שיחסכו לכם הרבה מאוד כסף

הביתן

הביתן הוא עוד הוצאה משמעותית מאוד וכפי שאמרתי בפתיח, כל לקוח יכול להופיע בתערוכה בצורה מכובדת ומרשימה ללא הצורך למכור כליה..
כשניגשים לתכנן ביתן יש לקחת המון דברים בחשבון. עלות ההקמה במקום (ניתן לבנות במערכות החוסכות הרבה זמן וכוח אדם ועדיין נראות נפלא),
שימושים חוזרים בתערוכות הבאות שמתוכננות לכם ועוד הרבה מאוד נושאים אחרים. עם תכנון נכון ניתן לחסוך בסעיף הזה הרבה כסף.

בנושא עיצוב הביתן: רק לאחר שמחליטים איך לבנות את הביתן ניתן לגשת גם לעיצוב על בסיס מגבלות המערכת.
גם בתחום זה לא תמיד צריך עיצוב יקר וקיצוני על מנת להעביר את המסר של החברה. הרבה פעמים עיצוב חכם ונקי
המשלב אלמנט אחד נכון יכול להעביר את המסר וליצור ביתן שונה מהאחרים. כזה שיגרום לאנשים לעצור לרגע ולהביט
(זה השלב בו אנחנו סיימנו את העבודה ותורכם להתחיל).

Drayage

בהמשך לסעיף הקודם. ה Drayage היא עלות העברת ארגזי הביתן שלך מהמחסן הקדמי לתוך האולם.
זו עלות הקיימת בארה"ב ואני מציין אותה בנפרד כי היא בדרך כלל לא צפויה ומצליחה להפתיע מאוד (לרעה..)
העלות הזו נקבעת על פי המשקל ולכן שימוש בחומרים קלים בביתן יכולה להוזיל אותה מאוד.

שירותי התערוכה

כמו ב-Drayage ניתן לחסוך הרבה מאוד בכל העלויות אשר מציגים נוהגים לקבל מהמארגנים.
שטיח, אנשי הקמה ופירוק, ריהוט, כל הנושאים הללו חיוניים בכל ביתן ובגלל נושא האיגודים מציגים רבים נוהגים 'כברירת מחדל' לקבל אותם מהמארגנים.
ניתן לקבלם מחברות כמונו ואחרות כמונו (בעלי רישיון לעבוד בתוך האולמות בארה"ב) בחיסכון של עשרות אחוזים!!!

זמנים

לכל תערוכה יש לוחות זמנים מדויקים ומפורטים לכל דבר החל מהזמנת תלייה, חשמל, תאורה ושירותים נוספים, המשך בזמני הכניסה לתערוכה ועוד.
אני ממליץ מאוד לרשום את כל התאריכים הללו ביומן ברגע ההרשמה לתערוכה וכך קל יותר לעמוד בהם!
המועדים הללו הם הרבה לפני התערוכה ולכן לקוחות נוהגים לפספס ולאחר בהגשת המסמכים הללו כל איחור מקפיץ את המחיר בצורה משמעותית.

נשמח מאוד לייעץ לכם בשלבי התכנון הראשוני ולהראות לכם איך עושים את זה בצורה נכונה, מכובדת ובתוך התקציב שלכם.
לתאום שיחה קצרה או פגישת זום לייעוץ (ללא כל התחייבות כמובן), לחצו פה